Wer nach den Kosten für KI-Beratung fragt, bekommt oft eine Gegenfrage: „Was genau wollen Sie denn machen?“ Das ist berechtigt, hilft aber bei der Budgetplanung wenig. Deshalb zuerst die Preismodelle, die Ihnen begegnen werden, und dann die Punkte, die den Preis wirklich bestimmen.
Tagessatz, Festpreis oder Retainer
Fast alle Angebote für KI-Beratung folgen einem von drei Modellen. Jedes hat seinen Platz, aber sie verteilen das Risiko unterschiedlich.
| Modell | So wird abgerechnet | Wer trägt das Risiko |
|---|---|---|
| Tagessatz | Pro Beratertag, oft mit einer Schätzung der Tage | Sie. Dauert es länger, zahlen Sie mehr. |
| Festpreis | Ein Betrag für ein klar beschriebenes Ergebnis | Der Anbieter. Mehraufwand ist sein Problem. |
| Retainer | Ein fester Monatsbetrag für ein Kontingent oder laufende Begleitung | Geteilt. Sie zahlen auch in ruhigen Monaten. |
Tagessätze für externe Beratung liegen nach unserer Erfahrung häufig im höheren dreistelligen bis vierstelligen Bereich. Das allein sagt wenig. Entscheidend ist, wie viele Tage am Ende zusammenkommen und was danach in Ihren Händen liegt.
Ein Festpreis zwingt beide Seiten, vorher aufzuschreiben, was geliefert wird. Das ist unbequemer, aber genau das macht Angebote vergleichbar. Ein Retainer passt, wenn bereits etwas läuft und regelmäßig gepflegt werden muss. Für den Einstieg ist er meist zu früh.
Wovon der Preis abhängt
Zwei Beratungen mit demselben Titel können sehr unterschiedlich viel Arbeit sein. Diese Punkte treiben den Aufwand:
- Anzahl der Bereiche. Ein Blick nur auf den Innendienst ist schneller erledigt als ein Durchgang durch Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und Service.
- Vor Ort oder remote. Vor Ort sieht man Abläufe direkt, dafür kommen Reisezeit und Reisekosten dazu.
- Tiefe der Ergebnisse. Eine Liste mit Ideen ist schnell geschrieben. Eine Rechnung pro Anwendungsfall mit Kosten, Zeitplan und Risiken braucht deutlich mehr Arbeit.
- Zustand der Daten. Wenn Preislisten, Artikelstamm oder Ablagen erst sortiert werden müssen, kostet das Zeit, egal wer es macht.
- Vorführung. Ob Sie am Ende nur Folien sehen oder einen Ihrer echten Vorgänge mit KI bearbeitet, macht beim Aufwand und beim Erkenntnisgewinn einen Unterschied.
Was eine Potenzialanalyse liefern muss
Eine Potenzialanalyse ist der übliche Einstieg. Ihr Wert hängt fast ganz davon ab, was Sie danach in der Hand halten. Bestehen Sie auf diesen Ergebnissen:
Mindestinhalt einer Potenzialanalyse
- Eine priorisierte Liste von Anwendungsfällen, nicht zwanzig gleichrangige Ideen
- Für jeden Fall eine Rechnung: Zeit heute, Zeit danach, einmalige und laufende Kosten
- Offene Annahmen, die Sie selbst prüfen und ändern können
- Einen Preis und einen Zeitplan für die Umsetzung
- Die Risiken pro Fall und was dagegen hilft
- Klare Regeln, welche Daten in welche Werkzeuge dürfen
Fehlt die Rechnung, haben Sie eine Inspiration gekauft, aber keine Entscheidungsgrundlage. Und eine ehrliche Analyse darf auch zu dem Ergebnis kommen, dass sich ein Fall nicht lohnt. Wie so eine Rechnung aussehen kann, zeigt unser Rechenbeispiel zum Angebotsprozess.
Kosten nach der Beratung
Hier entstehen die Überraschungen. Fragen Sie schon vor der Beratung, was nach der Beratung kommt.
Umsetzung
Der eigentliche Nutzen entsteht erst, wenn ein Ablauf im Alltag läuft. Die Umsetzung kostet in der Regel mehr als die Analyse. Wie viel, hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden und wie viele Varianten der Ablauf hat. Eine Anbindung an ERP und Preislisten ist mehr Arbeit als ein Ablauf, der nur mit Mails und Dateien arbeitet.
Lizenzen
Wenn Ihr Team mit ChatGPT, Claude, Gemini oder Microsoft Copilot arbeitet, fallen beim Anbieter Nutzerlizenzen an. Viele Betriebe haben diese Konten schon. Prüfen Sie, ob ein Tarif genutzt wird, bei dem Ihre Daten nicht zum Training der Modelle verwendet werden.
Modellkosten
Läuft ein Ablauf über eine Schnittstelle zum KI-Modell, wird nach Verbrauch abgerechnet. Bei typischen Mittelstandsabläufen ist das oft ein überschaubarer Betrag. Er sollte trotzdem in der Rechnung stehen, mit einer Annahme zur Menge.
Betrieb
Abläufe ändern sich, Modelle ändern sich. Jemand muss prüfen, ob die Ergebnisse noch stimmen, und nachschärfen. Das kann Ihr Team übernehmen, wenn es eingewiesen ist, oder ein Dienstleister gegen eine monatliche Pauschale. Beides ist in Ordnung. Unklar sollte es nur nicht sein.
So sind unsere Preise aufgebaut
Wir arbeiten ohne Tagessätze und ohne offene Budgets. Jeder Schritt hat einen Festpreis, den Sie vor dem Start kennen.
| Leistung | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| Erstgespräch | 30 Minuten, Ziel und Beteiligte klären | kostenlos |
| Potenzialanalyse | Drei Werktage, Anwendungsfälle mit Business Case, Festpreisen und Zeitplan | ab 1.990 € |
| KI-Anwendung | Umsetzung je Anwendungsfall, typisch 6 bis 10 Wochen bis produktiv | ab 1.500 € |
| KI-Agent | Einmalig je Agent | ab 990 € |
| Betrieb und Betreuung | Optional, monatlich kündbar | ab 250 € / Monat |
Entscheiden Sie sich nach der Analyse für eine Umsetzung mit uns, rechnen wir den Festpreis der Potenzialanalyse voll an. Die Analyse kostet Sie dann effektiv nichts extra.
Ein Beispiel, wie sich das auszahlen kann: In einem Projekt aus der B2B-Distribution mit 80 Mitarbeitenden sank die Angebotsvorbereitung von rund 4 Stunden auf 38 Minuten. Der Betrieb schrieb danach 34 % mehr Angebote pro Woche, der Return on Investment lag nach 90 Tagen beim 5,2-Fachen. Das ist ein Einzelfall und kein Versprechen. Es zeigt aber, in welcher Größenordnung sich die Beratung im Verhältnis zum Nutzen bewegen kann.
Checkliste für den Angebotsvergleich
Legen Sie die Angebote nebeneinander und gehen Sie diese Fragen durch:
Fragen an jedes Angebot
- Steht ein Festpreis drin oder eine Schätzung von Tagen?
- Was genau liegt am Ende auf dem Tisch? Dokument, Rechnung, Vorführung?
- Wird jeder Anwendungsfall mit Kosten und Nutzen gerechnet?
- Gibt es einen Preis für die Umsetzung, oder nur für die Beratung?
- Welche laufenden Kosten kommen dazu: Lizenzen, Modellkosten, Betrieb?
- Wird der Analysepreis bei einer Umsetzung angerechnet?
- Wo werden Ihre Daten verarbeitet, und werden sie zum Training genutzt?
- Können Sie den Ablauf später ohne den Anbieter weiterbetreiben?
Wenn ein Anbieter die Hälfte davon nicht beantworten kann, ist er vielleicht trotzdem gut. Sie wissen dann aber noch nicht, was Sie am Ende zahlen.
