Angebote sind in vielen Betrieben der Engpass, über den keiner spricht. Die Anfrage kommt per Mail, jemand im Innendienst sucht Artikelnummern, prüft Preise und Lieferzeiten, schaut in alte Angebote und baut daraus ein neues. Das dauert. Und während es dauert, holt der Kunde ein zweites Angebot ein.
Ein Projekt aus der Praxis
Ein Beispiel aus unserer Arbeit, anonymisiert: ein Unternehmen der B2B-Distribution mit 80 Mitarbeitenden. Der Innendienst brauchte für die Vorbereitung eines Angebots vier Stunden.
Ein solcher Ablauf liest die Anfrage, ordnet die Positionen den eigenen Artikeln zu, zieht Preise und Konditionen aus den gepflegten Listen und bereitet einen Angebotsentwurf vor. Der Innendienst prüft, korrigiert und gibt frei. Kein Angebot geht ohne Menschen raus.
| Kennzahl (LogicShift-Projekt, anonymisiert) | Ergebnis |
|---|---|
| Angebotsvorbereitung pro Angebot | 4 h → 38 min |
| Bearbeitungszeit | −84 % |
| Angebote pro Woche | +34 % |
| Return on Investment nach 90 Tagen | 5,2× |
Diese Werte sind ein Einzelfall. Sie hängen davon ab, wie standardisiert die Produkte sind, wie sauber die Preislisten gepflegt sind und wie gut die Anfragen der Kunden sind. Deshalb rechnen wir unten bewusst vorsichtiger.
Die Annahmen
Für die Beispielrechnung nehmen wir einen Großhändler oder Fertiger, bei dem Angebote spürbar Arbeit machen, aber deutlich weniger als vier Stunden. Ersetzen Sie die Werte durch Ihre eigenen.
Annahmen der Beispielrechnung
- 15 Angebote pro Woche
- 46 Arbeitswochen im Jahr, also 690 Angebote
- Vorher 2 Stunden pro Angebot
- Nachher 40 Minuten pro Angebot, einschließlich Prüfung und Freigabe
- Interner Stundensatz 55 € (Lohn, Nebenkosten, Arbeitsplatz)
- Umsetzung zum Festpreis: angenommen 6.000 €. Unser Einstieg liegt bei 1.500 € je Anwendungsfall. Für das Beispiel rechnen wir bewusst vorsichtig, etwa mit Anbindung an Preislisten und ERP, und nicht mit dem günstigsten Fall.
- Betrieb und Betreuung: 250 € im Monat (optional)
- Interne Zeit für Abstimmung und Test: 20 Stunden
Die Rechnung
| Position | Wert |
|---|---|
| Zeit pro Jahr vorher (690 × 2 h) | 1.380 h |
| Zeit pro Jahr nachher (690 × 40 min) | 460 h |
| Ersparnis pro Jahr in Stunden | 920 h |
| Ersparnis pro Jahr in Euro (920 h × 55 €) | 50.600 € |
| Einmalig: Umsetzung plus interne Zeit (6.000 € + 20 h × 55 €) | 7.100 € |
| Laufend: Betrieb (12 × 250 €) | 3.000 € / Jahr |
| Netto im ersten Jahr (50.600 € − 7.100 € − 3.000 €) | 40.500 € |
| Amortisation (7.100 € ÷ (4.217 € − 250 €) je Monat) | knapp 2 Monate |
Und wenn es schlechter läuft? Nehmen wir an, die Zeit sinkt nur von 2 Stunden auf 80 Minuten. Dann spart der Betrieb 460 Stunden im Jahr, das sind 25.300 €. Die Amortisation verschiebt sich auf knapp 4 Monate. Auch das ist noch ein gutes Geschäft.
Ein ehrlicher Einwand gehört dazu: Gesparte Stunden sind erst dann Geld, wenn sie woanders ankommen. Entweder bearbeitet der Innendienst mehr Anfragen, fasst schneller nach oder es fallen Überstunden weg. Wenn die freie Zeit einfach verpufft, steht die Ersparnis nur auf dem Papier. Das sollten Sie vorher klären.
Was außer Zeit zählt
Antwortgeschwindigkeit
Wer ein Angebot am selben Tag schickt statt nach drei Tagen, ist oft der Erste auf dem Tisch des Einkäufers. Im Vertrieb wiegt das oft schwerer als die gesparten Stunden. Den Effekt seriös in Euro auszudrücken ist schwer, deshalb steht er nicht in der Rechnung. Wegdiskutieren sollten Sie ihn trotzdem nicht.
Margensicherheit
Wenn Preise, Rabattstaffeln und Zuschläge automatisch aus den gepflegten Listen kommen, verschwinden die typischen Fehler: der vergessene Mindermengenzuschlag, der veraltete Einkaufspreis, der Rabatt, der eigentlich nur für einen anderen Kunden galt. Ein einziger Rechenfehler bei einem großen Auftrag kann mehr kosten als die ganze Umsetzung.
Wissen unabhängig von einzelnen Köpfen
In vielen Betrieben weiß eine Person, welcher Artikel bei welchem Kunden wie heißt und welche Ausnahmen gelten. Ist sie im Urlaub, wird es langsam. Ein Ablauf, der auf Artikelstamm, alten Angeboten und festgehaltenen Regeln aufsetzt, macht dieses Wissen für das ganze Team nutzbar.
Was typischerweise schiefgeht
Der häufigste Bremsklotz steckt in der Anfrage selbst. Wenn Mengen, Ausführung oder Liefertermin fehlen, kann auch der beste Ablauf nur einen Entwurf mit Lücken bauen, und der Innendienst telefoniert wieder hinterher. Es lohnt sich, am Anfang der Kette anzusetzen. Unsere Schwestermarke VistaFront baut Websites mit Anfrageformularen, die die nötigen Angaben gleich mit abfragen.
Weitere Stolpersteine aus unseren Projekten:
- Preislisten in fünf Versionen. Bevor automatisiert wird, muss klar sein, welche Liste gilt.
- Zu viel auf einmal. Starten Sie mit der häufigsten Angebotsart, nicht mit den Sonderfällen.
- Kein Verantwortlicher im Innendienst. Der Ablauf wird besser, wenn jemand regelmäßig sagt, was am Entwurf nicht passt.
- Keine Ausgangsmessung. Messen Sie vorher, wie lange Angebote heute dauern. Sonst können Sie nach 90 Tagen nichts vergleichen.
Wie wir das in Ihrem Betrieb umsetzen, beschreiben wir auf der Seite zur Angebotsautomatisierung. Gern rechnen wir das Beispiel im Erstgespräch mit Ihren Zahlen durch.
