Im Maschinenbau ist ein Angebot selten nur eine Preisliste mit Briefkopf. Da kommen Varianten, Optionen, Zubehör und Sonderwünsche zusammen, oft verteilt über Mail, PDF und eine Zeichnung im Anhang. Genau deshalb kostet die Vorbereitung so viel Zeit. Und genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick, welcher Teil davon sich automatisieren lässt.
Ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, zeigen wir im Rechenbeispiel zum Angebotsprozess. Hier geht es um die Frage danach: Wie läuft KI-Angebotserstellung konkret ab, und was brauchen Sie dafür?
Welche Angebote sich eignen
Die Faustregel: Je öfter ein Angebot nach ähnlichem Muster entsteht, desto mehr kann die KI übernehmen.
Standardmaschinen und Baureihen
Feste Modelle mit Preisliste, Lieferzeit und Standardzubehör sind der einfachste Einstieg. Die KI erkennt in der Anfrage das Modell, die Menge und den Kunden und baut den Entwurf mit den passenden Konditionen.
Varianten und Optionen
Hier liegt im Maschinenbau oft der größte Hebel. Eine Maschine mit anderem Antrieb, anderer Steuerung oder zusätzlicher Schutzhaube folgt meist Regeln, die heute im Kopf des Innendiensts oder in einer Excel-Kalkulation stecken. Diese Regeln lassen sich festhalten. Die KI zieht dann Stückliste, Optionspreise und passende Altangebote heran.
Ersatzteile und Verschleißteile
Viele kleine Anfragen, oft mit Seriennummer oder einem Foto vom Typenschild. Einzeln dauern sie nicht lange, in der Summe binden sie viel Zeit. Die Zuordnung von Teilenummer, Maschine und Preis ist eine Aufgabe, die die KI gut vorbereiten kann.
Sondermaschinen nur teilweise
Bei echten Sondermaschinen entsteht ein großer Teil des Angebots in der Konstruktion und im Gespräch mit dem Kunden. Das ersetzt keine KI. Sie kann aber die wiederkehrenden Teile übernehmen: Standardbaugruppen, Dienstleistungen wie Montage und Inbetriebnahme, Zahlungs- und Lieferbedingungen. Der Ingenieur kümmert sich dann um den Teil, der wirklich neu ist.
Die Datenbasis: Artikelstamm, Preislisten, Rahmenverträge, alte Angebote
Die KI kalkuliert nur so gut wie die Daten, auf die sie zugreift. Vier Quellen sind fast immer im Spiel:
- Artikelstamm. Artikelnummern, Bezeichnungen, Einheiten. Wichtig ist, dass Kundenbezeichnungen den eigenen Artikeln zugeordnet werden können. Wenn ein Kunde seit Jahren von der „kleinen Presse“ spricht, sollte irgendwo stehen, welches Modell gemeint ist.
- Preislisten und Kalkulationen. Listenpreise, Zuschläge, Mindermengen, Excel-Kalkulationen für Varianten. Es muss klar sein, welche Liste gilt.
- Rahmenverträge und Kundenkonditionen. Nachlässe, Zahlungsziele, Sonderpreise für einzelne Kunden.
- Alte Angebote. Sie zeigen, wie Ihr Team bisher Positionen formuliert und kombiniert hat. Für Varianten und Sonderwünsche sind sie oft die wertvollste Quelle.
Perfekt müssen die Daten nicht sein. Aber wenn drei Versionen einer Preisliste im Umlauf sind, wird das vorher geklärt. Sonst automatisieren Sie das Durcheinander.
Anbindung an Outlook und ERP
Die meisten Anfragen kommen per Mail. Deshalb setzt der Ablauf in der Regel in Outlook an: Die Anfrage landet im Postfach, die KI liest Text, PDF und Anhänge und erkennt Kunde, Artikel, Menge, Werkstoff, Termin und Sonderwünsche.
Preise, Bestände und Konditionen kommen aus dem ERP. Wir lesen sie über vorhandene Schnittstellen oder Exporte. Wo es keine Schnittstelle gibt, arbeiten wir mit Excel-Exporten. Der fertige Entwurf liegt dann in Ihrem Layout bereit, als Word-Dokument, als PDF oder direkt im ERP.
Neue Software müssen Sie dafür meist nicht einführen. Der Ablauf hängt sich an die Systeme, mit denen Ihr Innendienst heute schon arbeitet.
Was die KI vorbereitet und was Ihr Team entscheidet
Die Aufteilung ist klar geregelt. Die KI übernimmt das Zusammensuchen und Rechnen:
- Anfrage lesen und Positionen den eigenen Artikeln zuordnen
- Preise, Nachlässe, Zuschläge und Gültigkeit kalkulieren
- passende Altangebote und Rahmenverträge heranziehen
- warnen, wenn ein Angebot unter Ihre Margengrenze rutscht
- markieren, was sie nicht sicher zuordnen kann, und sagen, warum
Ihr Team prüft, korrigiert und gibt frei. Jede Zahl im Entwurf zeigt ihre Quelle, also Preisliste, Vertrag oder Altangebot. So lässt sich jede Position schnell nachprüfen. Kein Angebot geht ohne Menschen raus.
Ungewöhnliche Anfragen landen wie gewohnt beim Innendienst, nur schon vorsortiert. Das ist gewollt. Ein Ablauf, der bei Unsicherheit rät, statt nachzufragen, wäre im Maschinenbau gefährlich.
Projektablauf
1. Vorführung an Ihren eigenen Daten
Am Anfang steht kein Foliensatz, sondern ein Test mit echten Anfragen aus Ihrem Postfach. Daran sehen Sie, wie gut die Zuordnung zu Ihren Artikeln klappt und wo es hakt. Diese Vorführung gibt es deutlich vor dem produktiven Start.
2. Umsetzung
Danach folgen Anbindung an Outlook und ERP, das Festhalten Ihrer Kalkulationsregeln und die Einweisung des Teams. Typisch sind sechs bis zehn Wochen bis zum produktiven Einsatz, inklusive Einweisung. Der Preis steht vorher fest, ab 1.500 € je Anwendungsfall.
3. Bilanz nach 90 Tagen
Nach 90 Tagen im laufenden Betrieb wird gemessen, nicht geschätzt. In einem Projekt aus der B2B-Distribution mit 80 Mitarbeitenden sank die Vorbereitung pro Angebot von rund vier Stunden auf 38 Minuten. Das Team schrieb 34 Prozent mehr Angebote pro Woche, mit denselben Leuten. Das ist ein Einzelfall und keine Zusage. Damit Sie überhaupt vergleichen können, sollten Sie vor dem Start messen, wie lange Angebote heute dauern. Ein weiteres Projekt aus der industriellen Fertigung finden Sie bei den Referenzen.
Voraussetzungen-Check
Wenn Sie die meisten Punkte mit Ja beantworten, ist Ihr Betrieb ein guter Kandidat.
Passt KI-Angebotserstellung zu Ihnen?
- Sie schreiben regelmäßig Angebote, die sich im Aufbau ähneln.
- Die meisten Anfragen kommen per Mail, PDF oder Formular.
- Es gibt einen Artikelstamm und eine gültige Preisliste.
- Variantenregeln stehen in einer Kalkulation oder lassen sich aufschreiben.
- Alte Angebote sind abgelegt und auffindbar.
- Ihr ERP hat eine Schnittstelle oder kann nach Excel exportieren.
- Jemand im Innendienst hat Zeit, die ersten Entwürfe kritisch zu prüfen.
- Sie wissen, wie lange ein Angebot heute ungefähr dauert.
Wenn vieles davon noch fehlt, ist das kein Ausschluss. Dann beginnen wir mit der häufigsten Angebotsart und räumen die Daten dafür gezielt auf. Mehr zum Angebot finden Sie auf der Seite zur Angebotsautomatisierung.
