In der Buchhaltung eines Großhändlers oder Fertigers sieht der Ablauf oft gleich aus: Die Rechnung kommt per Mail, jemand sucht die Bestellung, vergleicht Positionen mit dem Lieferschein, prüft Preise und gibt frei. Bei 20 Rechnungen am Tag ist das machbar. Bei 200 wird es zur Fleißarbeit, bei der eine doppelte Position oder ein falscher Stückpreis leicht durchrutscht.
Eine KI-gestützte Rechnungsprüfung nimmt diese Fleißarbeit ab. Sie gleicht ab, markiert Abweichungen und legt sie mit Begründung vor. Die Freigabe bleibt bei Ihren Leuten.
Was KI bei Eingangsrechnungen prüft
Die Prüfung läuft gegen Daten, die Sie ohnehin haben: Bestellungen, Lieferscheine, Preislisten und bereits gebuchte Rechnungen. Typische Prüfpunkte sind:
- Bestellabgleich. Gibt es zu jeder Position eine Bestellung? Passen Artikel und Bestellnummer?
- Preise. Entspricht der Stückpreis dem vereinbarten Preis oder der gültigen Liste? Stimmen Rabatte und Zuschläge?
- Mengen. Wurde berechnet, was laut Lieferschein auch geliefert wurde? Teillieferungen fallen hier häufig auf.
- Dubletten. Ist dieselbe Rechnung schon einmal eingegangen, etwa als PDF und noch einmal als Papier? Taucht eine Position doppelt auf?
- Pflichtangaben. Enthält die Rechnung die Angaben nach § 14 UStG, zum Beispiel Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Entgelt und Steuersatz?
- Skontofristen. Bis wann kann mit Abzug gezahlt werden? Rechnungen mit knapper Frist werden nach vorn sortiert.
Das Ergebnis ist keine fertige Buchung, sondern eine geordnete Liste: Was passt, wird vorgemerkt. Was nicht passt, landet mit einem kurzen Hinweis bei der zuständigen Person. Zum Beispiel: „Position 3: 40 Stück berechnet, laut Lieferschein 36 geliefert.“
Was der Mensch freigibt
Die KI entscheidet nicht, ob gezahlt wird. Sie bereitet die Entscheidung vor. Bei uns gilt das als feste Regel, nicht als Option.
Konkret bedeutet das: Ihre Buchhaltung sieht jede Abweichung und entscheidet, ob sie berechtigt ist. Manche Abweichungen sind es, etwa ein vereinbarter Zuschlag, der nicht in der Bestellung steht. Solche Fälle lassen sich als Regel hinterlegen, damit sie nicht jedes Mal neu auffallen. Die Zahlungsfreigabe läuft weiter über Ihre bestehenden Freigabewege, mit Vier-Augen-Prinzip, wo Sie es heute schon haben.
Auch die KI kann sich irren, zum Beispiel bei schlecht lesbaren Scans oder ungewöhnlichen Rechnungslayouts. Deshalb ist jeder Hinweis nachvollziehbar begründet und lässt sich mit einem Blick in Bestellung oder Lieferschein bestätigen oder verwerfen.
E-Rechnung als Anlass
Viele Betriebe beschäftigen sich gerade ohnehin mit ihrem Rechnungseingang, weil die E-Rechnung kommt. Laut Bundesfinanzministerium gilt im Geschäft zwischen inländischen Unternehmen:
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen noch bis Ende 2027 Papier oder PDF verwenden. |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle Unternehmen. |
Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Details und Sonderfälle stehen in den Fragen und Antworten des BMF zur E-Rechnung.
Für die Rechnungsprüfung ist das eine gute Nachricht. Eine E-Rechnung nach XRechnung oder ZUGFeRD enthält strukturierte Daten. Positionen, Mengen und Preise müssen nicht erst aus einem PDF gelesen werden. Der Abgleich wird dadurch verlässlicher. Solange noch Papier- und PDF-Rechnungen kommen, muss ein Ablauf aber beide Wege beherrschen.
GoBD: nachvollziehbar bleiben
Die GoBD verlangen, dass Buchungen und ihre Grundlagen nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Für eine KI-gestützte Prüfung heißt das vor allem drei Dinge.
Erstens muss erkennbar sein, was geprüft wurde und mit welchem Ergebnis. Jeder Hinweis und jede Entscheidung wird protokolliert: wer hat wann was freigegeben oder korrigiert. Zweitens bleibt die Originalrechnung unverändert und wird ordnungsgemäß archiviert. Bei E-Rechnungen ist das die strukturierte Datei selbst. Drittens gibt es keine automatische Zahlung ohne Freigabe durch einen Menschen.
Beschreiben Sie den Ablauf außerdem in Ihrer Verfahrensdokumentation. Ihre Steuerberatung sollte den Ablauf vor dem Start kennen. Ob Ihre konkrete Umsetzung den Anforderungen genügt, klären Sie bitte mit ihr.
Standardsoftware oder eigener Workflow
Für den Rechnungseingang gibt es fertige Software, oft als Modul Ihrer Buchhaltung oder Ihres DMS. Das ist eine gute Wahl, wenn Ihre Abläufe dem Standard entsprechen und das Modul zu Ihren Systemen passt. Fragen Sie zuerst Ihren bestehenden Anbieter, was dort schon enthalten ist.
Ein eigener Workflow lohnt sich eher, wenn die Prüfung an Daten hängt, die eine Standardlösung nicht kennt. Zum Beispiel Rahmenverträge in Excel, Sonderpreise je Lieferant, Lieferscheine in einem anderen System oder Prüfregeln, die nur in den Köpfen der Buchhaltung stehen. Dann bauen wir den Ablauf auf Ihren vorhandenen Systemen auf, etwa Outlook, Excel und ERP, statt eine weitere Software einzuführen.
Beides schließt sich nicht aus. Manchmal reicht ein kleiner Workflow, der eine Lücke Ihrer bestehenden Software schließt. Ein typisches Beispiel: Die Software liest die Rechnung sauber aus, kennt aber die Sonderpreise aus dem Rahmenvertrag nicht. Dann prüft der Workflow genau diesen Teil und legt das Ergebnis in der gewohnten Oberfläche ab.
Aufwand und Kosten
Wir setzen KI-Anwendungen zum Festpreis um, ab 1.500 € je Anwendungsfall. Wie hoch der Preis in Ihrem Fall ist, hängt vor allem davon ab, wie viele Datenquellen angebunden werden und wie sauber Bestellungen und Preislisten gepflegt sind. Den Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch, vor Projektbeginn. Laufende Betreuung gibt es optional ab 250 € im Monat. Sie können den Ablauf mit Dokumentation und eingewiesenen Key Usern auch selbst betreiben.
Rechnen Sie zusätzlich mit interner Zeit: Ihre Buchhaltung muss Beispiele liefern, Prüfregeln erklären und die ersten Wochen Rückmeldung geben. Die Daten verarbeiten wir in Konten, bei denen sie nicht zum Training der Modelle verwendet werden.
Gut für den Start
- Ein Lieferantenkreis mit vielen gleichartigen Rechnungen
- Bestellungen und Lieferscheine, die digital vorliegen
- Eine Person in der Buchhaltung, die Rückmeldung gibt
- Eine Messung vorher: Wie lange dauert die Prüfung heute?
Hinweis
Stand Oktober 2026, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihre konkrete Umsetzung von E-Rechnung und GoBD sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
