In fast jedem Erstgespräch kommt irgendwann die Frage: „Müssen wir wegen des AI Act jetzt alle schulen?“ Die kurze Antwort lautet ja, aber weniger dramatisch, als manche Seminaranbieter es darstellen. Die längere Antwort steht hier.
Was Artikel 4 verlangt
Die europäische KI-Verordnung, im Englischen EU AI Act, ist am 1. August 2024 in Kraft getreten. Sie gilt gestaffelt. Artikel 4 zur KI-Kompetenz gehört zu den ersten Regeln, die greifen: Er gilt seit dem 2. Februar 2025.
Die Pflicht trifft zwei Gruppen: Anbieter, die KI-Systeme entwickeln oder in Verkehr bringen, und Betreiber. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Wenn Ihr Vertrieb ChatGPT für Angebotstexte nutzt oder die Buchhaltung mit Microsoft Copilot arbeitet, ist Ihr Betrieb in aller Regel Betreiber. Rein private Nutzung fällt nicht darunter.
Gemeint sind Ihre Beschäftigten und andere Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, etwa externe Dienstleister oder Freelancer. Die EU-Kommission stellt das in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz ausdrücklich klar.
Was sich 2026 geändert hat
Im Juli 2026 ist der sogenannte Digital Omnibus zur KI in Kraft getreten, die Verordnung (EU) 2026/1744. Sie ändert mehrere Stellen der KI-Verordnung, darunter Artikel 4. Die Kommission hatte im Entwurf vom November 2025 sogar vorgeschlagen, die Pflicht von den Unternehmen auf Kommission und Mitgliedstaaten zu verlagern. Das hat sich nicht durchgesetzt. Die Pflicht bleibt bei Anbietern und Betreibern, sie ist aber anders formuliert.
| Bis Juli 2026 | Seit dem Digital Omnibus | |
|---|---|---|
| Kern der Pflicht | Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen | Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen |
| Ergebnis | Ein „ausreichendes Maß“ als Zielmarke | Ausdrücklich kein bestimmtes Niveau einzelner Personen geschuldet |
| Wer verpflichtet ist | Anbieter und Betreiber | Unverändert Anbieter und Betreiber |
Juristisch ist das der Schritt von einer Art Erfolgspflicht zu einer Bemühenspflicht. Sie müssen nachweislich etwas tun. Sie müssen nicht garantieren, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter danach ein bestimmtes Wissen hat.
Eine zweite Änderung betrifft viele Betriebe nur am Rand, sorgt aber für Verwirrung: Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, etwa KI in der Personalauswahl, wurden verschoben. Sie sollen nun ab dem 2. Dezember 2027 gelten, für Hochrisiko-Systeme in regulierten Produkten nach Anhang I ab dem 2. August 2028. Mit der KI-Kompetenz hat das nichts zu tun. Artikel 4 gilt weiter, ohne Aufschub.
Laut EU-Kommission überwachen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Einhaltung von Artikel 4 seit dem 2. August 2026. Einen eigenen Bußgeldrahmen, wie es ihn für verbotene KI-Praktiken gibt, nennt die Verordnung für Artikel 4 nicht. Wie Verstöße national geahndet werden, richtet sich nach dem jeweiligen Durchführungsrecht.
Was nicht verlangt wird
Hier entsteht der meiste Aufwand, der gar nicht nötig wäre. Die Verordnung schreibt weder ein Zertifikat noch eine Prüfung oder eine bestimmte Stundenzahl vor. Die EU-Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten wörtlich, ein Zertifikat sei nicht nötig. Ein internes Protokoll über Schulungen und Hilfestellungen genügt als Beleg.
Trotzdem raten wir zur Dokumentation. Der Gesetzestext verlangt sie nicht, aber im Zweifel wollen Sie zeigen können, was Sie getan haben: gegenüber einer Behörde, einem Kunden mit Lieferantenfragebogen oder intern nach einem Vorfall. Gerade bei einer Bemühenspflicht ist der Beleg der Bemühung das, was zählt.
Was Sie sich sparen können
- Teure Zertifikatskurse für die gesamte Belegschaft
- Einheitliche Pflichtschulungen, die Konstruktion und Buchhaltung gleich behandeln
- Wissenstests mit Bestehensgrenze, die niemand verlangt
In fünf Schritten umsetzen
So gehen wir in Projekten vor. Für einen Betrieb mit 50 bis 200 Mitarbeitenden ist das in wenigen Wochen erledigt, wenn jemand den Hut aufhat.
1. Inventar der genutzten KI-Werkzeuge
Schreiben Sie auf, welche KI-Werkzeuge im Betrieb tatsächlich genutzt werden, offiziell und inoffiziell. Fragen Sie die Abteilungen direkt. In einem Großhandel mit Innendienst und Lager finden Sie typischerweise ChatGPT im Vertrieb, Übersetzungstools im Einkauf, Copilot in Teams und vielleicht eine KI-Funktion im ERP, die niemand bewusst eingeschaltet hat. Eine einfache Tabelle reicht: Werkzeug, Abteilung, Zweck, welche Daten hineingehen.
2. Rollen und Zielgruppen festlegen
Nicht jeder braucht dasselbe. Wer gelegentlich eine E-Mail umformulieren lässt, braucht andere Kenntnisse als jemand, der KI-Ergebnisse in Angebote oder technische Unterlagen übernimmt. Bilden Sie wenige Gruppen.
| Gruppe | Beispiel | Was diese Gruppe wissen sollte |
|---|---|---|
| Gelegentliche Nutzung | Verwaltung, Lager, Montage | Welche Daten nie in ein KI-Tool gehören, dass Ergebnisse falsch sein können, wen man fragt |
| Fachliche Nutzung | Vertrieb, Einkauf, Service | Gute Anweisungen schreiben, Ergebnisse prüfen, Grenzen bei Zahlen und Fakten, Umgang mit Kundendaten |
| Verantwortung | Geschäftsführung, Abteilungsleitung, IT | Pflichten aus der KI-Verordnung, Auswahl von Werkzeugen, Freigaben, Risiken bei Automatisierung |
3. Schulung nach Rolle
Für die erste Gruppe reicht oft eine Stunde mit klaren Regeln und Beispielen aus dem eigenen Betrieb. Die zweite Gruppe profitiert von einem halben oder ganzen Tag, an dem mit echten Vorgängen gearbeitet wird: eine Kundenanfrage, eine Lieferantenmail, ein Datenblatt. Bei der Geschäftsführung geht es weniger um Bedienung als um Entscheidungen. Genau so bauen wir unsere KI-Schulung auf: nach Rolle getrennt und mit Material aus Ihrem Alltag statt mit allgemeinen Folien.
4. Eine kurze KI-Richtlinie
Zwei Seiten genügen. Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein und welche nicht, wann muss ein Mensch das Ergebnis prüfen, wer ist Ansprechpartner. Ein Fertigungsbetrieb schreibt hier zum Beispiel hinein, dass Zeichnungen und Kundenpreise nur in freigegebene Werkzeuge mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung dürfen. Die Richtlinie ist auch Schulungsinhalt. Wer sie einmal erklärt bekommen hat, hält sich eher daran.
5. Dokumentation und Auffrischung
Halten Sie fest, wer wann welche Schulung bekommen hat, mit welchem Material in welcher Version. Legen Sie die Richtlinie daneben. Planen Sie eine Auffrischung ein, etwa einmal im Jahr oder wenn ein neues Werkzeug dazukommt. Neue Mitarbeitende bekommen die Grundlagen beim Einstieg.
Checkliste zum Abhaken
- Liste aller genutzten KI-Werkzeuge mit Abteilung und Zweck
- Zwei bis drei Zielgruppen mit klaren Lerninhalten
- Schulungen durchgeführt, mit Datum, Teilnehmenden und Material
- KI-Richtlinie beschlossen und bekannt gemacht
- Termin für die nächste Auffrischung im Kalender
- Externe Dienstleister, die in Ihrem Auftrag KI nutzen, einbezogen
Wie viel Aufwand realistisch ist
Nehmen wir einen Maschinenbauer mit 120 Mitarbeitenden. Im Vertrieb nutzen sechs Leute regelmäßig ChatGPT, die Buchhaltung testet Copilot, in der Konstruktion nutzt niemand KI. Hier reicht eine Grundlagenschulung für alle, die überhaupt mit KI-Werkzeugen arbeiten, ein Praxistag für Vertrieb und Buchhaltung und ein Termin mit der Geschäftsführung. Dazu die Richtlinie und eine saubere Ablage. Das ist ein überschaubares Projekt, kein Dauerthema.
Wichtiger als die Pflicht ist ohnehin der Nebeneffekt: Teams, die wissen, was sie mit KI dürfen und wie sie Ergebnisse prüfen, nutzen die Werkzeuge mehr und besser. Wenn Sie das mit einer Schulung für Ihr Team angehen möchten, sprechen Sie uns an.
Hinweis
Stand Oktober 2026, keine Rechtsberatung. Dieser Artikel gibt unsere Praxiserfahrung und den öffentlich verfügbaren Stand wieder. Für Ihre konkrete Situation, etwa beim Einsatz von KI in der Personalauswahl, ziehen Sie bitte eine Anwältin oder einen Anwalt hinzu.
