Die meisten Geschäftsführer, mit denen wir sprechen, wollen keinen Chatbot und keinen Agenten. Sie wollen, dass ein bestimmter Ablauf schneller und zuverlässiger läuft. Welche Technik dafür passt, ist die zweite Frage. Damit Sie diese Frage einordnen können, hilft es, drei Stufen zu unterscheiden.
Stufe 1: der Chatbot
Ein Chatbot beantwortet Fragen. Sie tippen etwas ein, er antwortet. Interessant wird das für Betriebe, wenn er auf Ihren eigenen Unterlagen arbeitet statt auf allgemeinem Internetwissen.
Beispiel: Ein Maschinenbauer hat über die Jahre Hunderte Seiten an Betriebsanleitungen, Wartungsplänen und Servicenotizen angesammelt. Ein Wissens-Chat auf diesen Handbüchern beantwortet dem Servicetechniker die Frage, welches Drehmoment an Baugruppe X gilt oder wie ein bestimmter Fehlercode zu deuten ist, und nennt die Fundstelle dazu. Der Techniker liest nach und entscheidet selbst.
Der Chatbot handelt nicht. Er verändert keine Daten und schickt nichts ab. Das macht ihn vergleichsweise risikoarm. Die wichtigste Regel: Er muss zeigen, woher die Antwort kommt, damit niemand einer erfundenen Angabe vertraut.
Stufe 2: der Workflow
Ein Workflow ist ein fester Ablauf mit klaren Schritten, in dem KI einzelne Aufgaben übernimmt: lesen, zuordnen, prüfen, einen Entwurf schreiben. Der Ablauf selbst ist vorher festgelegt. Die KI entscheidet nicht, was als Nächstes passiert.
Beispiel: Eingangsrechnungen in einem Großhandel. Die Rechnung kommt per Mail, der Workflow liest Lieferant, Positionen und Beträge aus, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang im ERP ab und schreibt das Ergebnis in eine Prüfliste in Excel. Stimmt alles, markiert er die Rechnung als prüfbereit. Weicht etwas ab, etwa eine Menge oder ein Preis, landet sie mit Hinweis bei der Buchhaltung. Gebucht und bezahlt wird erst nach Freigabe durch einen Menschen.
Workflows sind in vielen Betrieben der Bereich, in dem sich KI am deutlichsten rechnet, weil sie an häufigen, gleichförmigen Vorgängen ansetzen. Mehr dazu auf unserer Seite zu KI-Anwendungen.
Stufe 3: der Agent
Ein Agent bekommt ein Ziel statt einer festen Schrittfolge. Er entscheidet innerhalb vorgegebener Grenzen selbst, welche Werkzeuge er nutzt und in welcher Reihenfolge er vorgeht: suchen, lesen, vergleichen, zusammenfassen. Das macht ihn vielseitiger und gleichzeitig schwerer vorherzusagen.
Beispiel: Ein Lead-Agent für einen Zulieferer in der Fertigung. Er sucht nach festen Kriterien passende Unternehmen, etwa Branche, Region und Größe, prüft die Angaben auf deren Websites und liefert jeden Montag sechs bis acht geprüfte Firmen mit kurzer Begründung und einem Entwurf für die erste Nachricht. Versendet wird nur, was der Vertrieb vorher freigegeben hat.
Wie wir Agenten aufsetzen und betreiben, beschreiben wir auf der Seite zu KI-Agenten.
Die drei Stufen im Vergleich
| Chatbot | Workflow | Agent | |
|---|---|---|---|
| Was es tut | Beantwortet Fragen auf Basis von Unterlagen | Erledigt einen festen Ablauf, KI übernimmt einzelne Schritte | Verfolgt ein Ziel und wählt die Schritte selbst |
| Beispiel | Wissens-Chat auf eigenen Handbüchern | Rechnungsprüfung mit Abgleich in ERP und Excel | Wöchentliche Liste geprüfter Firmen mit Nachrichtenentwurf |
| Aufwand | Gering bis mittel, hängt an der Qualität der Unterlagen | Mittel, Anbindung an Ihre Systeme nötig | Mittel, viel Arbeit steckt in Regeln und Grenzen |
| Wann sinnvoll | Viel verteiltes Wissen, häufige Rückfragen | Häufige, gleichförmige Vorgänge mit klaren Regeln | Rechercheaufgaben, bei denen der Weg jedes Mal etwas anders ist |
| Risiko | Falsche Antworten, wenn Quellen fehlen | Fehler wiederholen sich, wenn Regeln falsch sind | Unerwartetes Verhalten, wenn Grenzen zu weit sind |
Warum die Freigabe beim Menschen bleibt
Je mehr ein System selbst tut, desto wichtiger wird die Stelle, an der ein Mensch draufschaut. Beim Chatbot ist das der Leser der Antwort. Beim Workflow ist es die Freigabe vor der Buchung oder dem Versand. Beim Agenten ist es die Freigabe vor jeder Handlung nach außen.
Mit Misstrauen gegenüber der Technik hat das wenig zu tun. Auch einen neuen Mitarbeiter lassen Sie in den ersten Wochen keine Angebote ohne Gegenlesen verschicken. Mit der Zeit sehen Sie, wo das System zuverlässig ist, und können Freigaben dort vereinfachen, wo es sich bewährt hat.
So finden Sie die passende Stufe
- Geht es vor allem um Fragen und Nachschlagen? Dann Chatbot.
- Läuft der Vorgang jedes Mal nach demselben Muster? Dann Workflow.
- Ist das Ziel klar, aber der Weg jedes Mal anders? Dann Agent.
- Wird etwas nach außen geschickt, gebucht oder bezahlt? Dann Freigabe durch einen Menschen fest einplanen.
- Unsicher? Mit dem einfachsten Ansatz beginnen, der das Problem löst.
Was es kostet
Bei uns beginnt ein KI-Agent ab 990 € einmalig. Die Umsetzung eines Workflows oder Wissens-Chats liegt ab 1.500 € je Anwendungsfall, jeweils zum Festpreis. Wer den laufenden Betrieb und die Pflege nicht selbst übernehmen möchte, bekommt das ab 250 € im Monat. Was Ihr konkreter Fall kostet, hängt vor allem davon ab, welche Systeme angebunden werden und wie sauber die Daten sind. Das klären wir vor Projektbeginn und nennen dann einen festen Preis.
